Notice: Function _load_textdomain_just_in_time was called incorrectly. Translation loading for the acf domain was triggered too early. This is usually an indicator for some code in the plugin or theme running too early. Translations should be loaded at the init action or later. Please see Debugging in WordPress for more information. (This message was added in version 6.7.0.) in /var/www/vhosts/notpalata-nursultan.kz/httpdocs/wp-includes/functions.php on line 6121
Уровень развития современного документооборота — Нотариальная палата г.Астана

Уровень развития современного документооборота

Нотариальная палата города Астана

Уровень развития современного документооборота

На сегодняшний день Республика Казахстан является страной с развивающейся экономикой, законодательство и правовая система которой, находится в постоянном развитии.

Уровень развития современного документооборота в нашей стране достиг той переломной точки, когда традиционное бумажное делопроизводство уступает своё место «электронному». При этом возникает много актуальных вопросов, связанных с ведением электронного документооборота и электронного архива в нотариальном сообществе.

В данной статье мы хотели ознакомить читателей с тем, какие шаги предпринимаются государством, по повышению эффективности нотариальных услуг и переводу их в электронный формат.

Начнем с того, что в соответствии с подпунктом 12 статьи 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронным документом является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП). Практически все отечественные системы электронного документооборота используют электронную цифровую подпись Национального удостоверяющего центра.

В рамках совершенствование законодательства в области нотариата, обеспечение правовой системы защиты прав, законных интересов физических и юридических лиц
15 февраля 2021 года Президентом страны подписан закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам нотариата», который также предусматривает постепенный перевод нотариальных действия в электронный формат.

Основными задачами закона, являются: повышение эффективности нотариальных услуг; закрепление норм по регулированию работы Единой нотариальной информационной системы (ЕНИС); создание централизованной электронной системы репозитория (хранилище, где данные хранятся в виде файлов, доступных для дальнейшего распространения по сети) и электронного архива, для хранения и учета нотариальных документов; обеспечение защиты интересов физических и юридических лиц, обращающихся за совершением нотариальных действий; детальная регламентация функций и полномочий органов управления нотариатом в области введение новых нотариальных действий; уточнение мер дисциплинарного взыскания; расширение прав и обязанностей нотариуса; соблюдение законности в сфере нотариального обслуживания и обеспечение единообразия в правоприменительной практике нотариусов.

Законом предусмотрено совершение нотариальных действий с электронными документами и внесение сведений в ЕНИС посредством электронно-цифровой подписи нотариуса. Для устранения подделки, фальсификации и защищенности нотариальных документов, ему будет присваиваться уникальный идентификационный номер, который должен соответствовать бумажному и электронному реестру. Такие идентификационные номера автоматически регистрируются в базе данных и не могут быть изменены, отменены или подделаны.

Лицам, обратившимся за совершением нотариального действие, будет предоставлена альтернатива, совершить его путем изготовления документа в электронной или бумажной форме. В случае если нотариальный документ в электронной форме должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, он обязан его подписать посредством электронной цифровой подписи в присутствии нотариуса или подписать с помощью графического планшета для цифровой подписи. При этом удостоверительная надпись на документе, изготовленном в электронной форме, также должна быть удостоверена посредством ЭЦП нотариуса.

В Законе также будет введено нотариальное действие, как удостоверение равнозначности электронных документов документам на бумажных носителях и удостоверение равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам, позволяющее создавать одновременно действующих два подлинных документа, равных по значимости и силе.

В рамках проведения уголовных, гражданских, административных и розыскных дел должностным лицам правоохранительных, специальных государственных органов, судебным исполнителям по запросу будет предоставляться доступ к сведениям, содержащимся в электронном реестре нотариальных действий ЕНИС, о гражданах Республики Казахстан.

Преимущества электронного документооборота очевидны и их сложно переоценить. Совершение нотариальных действий в электроном формате имеет огромное значения в том числе для снижения временных и иных затрат, необходимых, например, для пересылки документов из одного региона в другой. Удостоверив равнозначность, нотариус может направить подлинный документ путем электронной передачи в другой конец страны в короткий промежуток времени, практически в режиме онлайн.

Также в случаях, если действия нужно совершить удалено, гражданин сможет направить запрос и требуемые документы с помощью интернета, через сервис ЕНИС или портала еgov.kz, подписав его электронно-цифровой подписью. Оплата также может совершаться удалено. Результатам получения услуги может быть электронный документ, удостоверенный ЭЦП нотариуса, которая подтверждает неизменность удостоверенного документа, либо документ в привычном бумажном виде.

Стоит отметить, что, несмотря на все достоинства системы электронного документооборота имеет и свои недостатки, к которым можно отнести необходимость постоянного доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Другая проблема заключается в случаях мошенничества, когда подпись получает не то лицо, на кого она оформлена. То есть, преступники либо вступают в сговор с сотрудником Центра обслуживания населения (который выдает электронные подписи), либо представляют подложные документы удостоверения личности, в результате чего злоумышленник получает электронную подпись на чужое имя. Кроме того, к нотариальным действиям в электронном формате должны предъявляться требования по высокому уровню защиты данных.

Внедрения электронного документооборота в нотариальной деятельности является мировой практикой. Широко обсуждается, а в некоторых странах и реализуется перевод на блокчейн платформы нотариальных услуг. Блокчейн (Blockchain) — это децентрализованный реестр всех операций в одноранговой сети. С помощью данной технологии пользователи могут совершать операции без задействования центра сертификации. Возможные области применения включают денежные переводы, расчеты по операциям, финансирование и многое другое. После совершения операции данные, записанные в блокчейне, невозможно изменить, так как каждый последующий блок в цепочке блоков подтверждает предыдущий. Данные содержащиеся в блокчейне надежно защищены и хранятся в зашифрованном виде. Платформа блокчейн представляет собой программу для ПК или приложения для смартфона, где клиент имеет круглосуточный доступ к данным и операциям.

Например, Швеция с 2016 года работает по технологии блокчейн. Существующая в первую очередь в виде мобильного приложения, система позволяет совершать любые действия (заключения договоров купли-продажи и аренды недвижимости, денежные переводы, регистрация имущества и.т.п.), пользуясь электронной подписью. Также мобильное приложение с помощью электронной подписи может авторизовать тех или иных пользователей или структур на получение запрашиваемой информации, что значительно ускоряет и упрощает процесс сбора и рассмотрения документов. Рассмотрим пример этой системы с точки зрения того, как новая система постепенно меняет шведские стандарты покупки недвижимости. Если раньше для регистрации собственности недвижимости было необходимо делать отдельные запросы в госорганы о предоставлении информации о недвижимости, то сегодня обо всём можно узнать из самого приложения, без каких либо запросов. Стандартная процедура получения кредита на покупку жилья в банке с помощью системы заметно упрощается, поскольку сам банк получает всё необходимую информацию о недвижимости или о заёмщике, используя приложение блокчейн. Исчезает риск подделки документов, который предоставляется покупателю, продавцу, риелтору и банку. Если раньше процедура регистрации недвижимости в госорганах начиналась после соответствующего запроса, то в новой системе приложения процедура регистрации начинается автоматически сразу после заключения сделки. Подводя итоги, скажем, что дигитализация (перевод в цифровую форму) сделок по недвижимости в данном случае представляется действенным способом снизить коррупционные риски, связанные с влиянием человеческого фактора и как правило, с длительными сроками процесса регистрации собственности через госорганы.

Несомненно, опыт Швеции необходимо изучить более детально, с тем, чтобы в дальнейшем рассмотреть потенциал создания аналогичной системы совершения сделок с недвижимостью и в нашей стране.

В заключение хотелось бы отметить, что современный нотариат, являясь неотъемлемой частью правовой системы Республики Казахстан, развивается вместе и наравне с другими его институтами. Поскольку наши повседневные дела практически перешли в цифровую сферу, нотариат не должен отставать от развития общества. Предполагается, что в будущем казахстанский нотариат полностью перейдет на регистрацию нотариальных действий в электронном формате.

Авторы:

Шагирова Лаура Мухамедкалиевна

Кыдырбаева Гульмира Темирхановна