Уровень развития современного документооборота

На сегодняшний день Республика Казахстан является страной с развивающейся экономикой, законодательство и правовая система которой, находится в постоянном развитии.

Уровень развития современного документооборота в нашей стране достиг той переломной точки, когда традиционное бумажное делопроизводство уступает своё место «электронному». При этом возникает много актуальных вопросов, связанных с ведением электронного документооборота и электронного архива в нотариальном сообществе.

В данной статье мы хотели ознакомить читателей с тем, какие шаги предпринимаются государством, по повышению эффективности нотариальных услуг и переводу их в электронный формат.

Начнем с того, что в соответствии с подпунктом 12 статьи 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронным документом является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП). Практически все отечественные системы электронного документооборота используют электронную цифровую подпись Национального удостоверяющего центра.

В рамках совершенствование законодательства в области нотариата, обеспечение правовой системы защиты прав, законных интересов физических и юридических лиц
15 февраля 2021 года Президентом страны подписан закон «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам нотариата», который также предусматривает постепенный перевод нотариальных действия в электронный формат.

Основными задачами закона, являются: повышение эффективности нотариальных услуг; закрепление норм по регулированию работы Единой нотариальной информационной системы (ЕНИС); создание централизованной электронной системы репозитория (хранилище, где данные хранятся в виде файлов, доступных для дальнейшего распространения по сети) и электронного архива, для хранения и учета нотариальных документов; обеспечение защиты интересов физических и юридических лиц, обращающихся за совершением нотариальных действий; детальная регламентация функций и полномочий органов управления нотариатом в области введение новых нотариальных действий; уточнение мер дисциплинарного взыскания; расширение прав и обязанностей нотариуса; соблюдение законности в сфере нотариального обслуживания и обеспечение единообразия в правоприменительной практике нотариусов.

Законом предусмотрено совершение нотариальных действий с электронными документами и внесение сведений в ЕНИС посредством электронно-цифровой подписи нотариуса. Для устранения подделки, фальсификации и защищенности нотариальных документов, ему будет присваиваться уникальный идентификационный номер, который должен соответствовать бумажному и электронному реестру. Такие идентификационные номера автоматически регистрируются в базе данных и не могут быть изменены, отменены или подделаны.

Лицам, обратившимся за совершением нотариального действие, будет предоставлена альтернатива, совершить его путем изготовления документа в электронной или бумажной форме. В случае если нотариальный документ в электронной форме должен быть подписан лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, он обязан его подписать посредством электронной цифровой подписи в присутствии нотариуса или подписать с помощью графического планшета для цифровой подписи. При этом удостоверительная надпись на документе, изготовленном в электронной форме, также должна быть удостоверена посредством ЭЦП нотариуса.

В Законе также будет введено нотариальное действие, как удостоверение равнозначности электронных документов документам на бумажных носителях и удостоверение равнозначности документов на бумажных носителях электронным документам, позволяющее создавать одновременно действующих два подлинных документа, равных по значимости и силе.

В рамках проведения уголовных, гражданских, административных и розыскных дел должностным лицам правоохранительных, специальных государственных органов, судебным исполнителям по запросу будет предоставляться доступ к сведениям, содержащимся в электронном реестре нотариальных действий ЕНИС, о гражданах Республики Казахстан.

Преимущества электронного документооборота очевидны и их сложно переоценить. Совершение нотариальных действий в электроном формате имеет огромное значения в том числе для снижения временных и иных затрат, необходимых, например, для пересылки документов из одного региона в другой. Удостоверив равнозначность, нотариус может направить подлинный документ путем электронной передачи в другой конец страны в короткий промежуток времени, практически в режиме онлайн.

Также в случаях, если действия нужно совершить удалено, гражданин сможет направить запрос и требуемые документы с помощью интернета, через сервис ЕНИС или портала еgov.kz, подписав его электронно-цифровой подписью. Оплата также может совершаться удалено. Результатам получения услуги может быть электронный документ, удостоверенный ЭЦП нотариуса, которая подтверждает неизменность удостоверенного документа, либо документ в привычном бумажном виде.

Стоит отметить, что, несмотря на все достоинства системы электронного документооборота имеет и свои недостатки, к которым можно отнести необходимость постоянного доступа к информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Другая проблема заключается в случаях мошенничества, когда подпись получает не то лицо, на кого она оформлена. То есть, преступники либо вступают в сговор с сотрудником Центра обслуживания населения (который выдает электронные подписи), либо представляют подложные документы удостоверения личности, в результате чего злоумышленник получает электронную подпись на чужое имя. Кроме того, к нотариальным действиям в электронном формате должны предъявляться требования по высокому уровню защиты данных.

Внедрения электронного документооборота в нотариальной деятельности является мировой практикой. Широко обсуждается, а в некоторых странах и реализуется перевод на блокчейн платформы нотариальных услуг. Блокчейн (Blockchain) — это децентрализованный реестр всех операций в одноранговой сети. С помощью данной технологии пользователи могут совершать операции без задействования центра сертификации. Возможные области применения включают денежные переводы, расчеты по операциям, финансирование и многое другое. После совершения операции данные, записанные в блокчейне, невозможно изменить, так как каждый последующий блок в цепочке блоков подтверждает предыдущий. Данные содержащиеся в блокчейне надежно защищены и хранятся в зашифрованном виде. Платформа блокчейн представляет собой программу для ПК или приложения для смартфона, где клиент имеет круглосуточный доступ к данным и операциям.

Например, Швеция с 2016 года работает по технологии блокчейн. Существующая в первую очередь в виде мобильного приложения, система позволяет совершать любые действия (заключения договоров купли-продажи и аренды недвижимости, денежные переводы, регистрация имущества и.т.п.), пользуясь электронной подписью. Также мобильное приложение с помощью электронной подписи может авторизовать тех или иных пользователей или структур на получение запрашиваемой информации, что значительно ускоряет и упрощает процесс сбора и рассмотрения документов. Рассмотрим пример этой системы с точки зрения того, как новая система постепенно меняет шведские стандарты покупки недвижимости. Если раньше для регистрации собственности недвижимости было необходимо делать отдельные запросы в госорганы о предоставлении информации о недвижимости, то сегодня обо всём можно узнать из самого приложения, без каких либо запросов. Стандартная процедура получения кредита на покупку жилья в банке с помощью системы заметно упрощается, поскольку сам банк получает всё необходимую информацию о недвижимости или о заёмщике, используя приложение блокчейн. Исчезает риск подделки документов, который предоставляется покупателю, продавцу, риелтору и банку. Если раньше процедура регистрации недвижимости в госорганах начиналась после соответствующего запроса, то в новой системе приложения процедура регистрации начинается автоматически сразу после заключения сделки. Подводя итоги, скажем, что дигитализация (перевод в цифровую форму) сделок по недвижимости в данном случае представляется действенным способом снизить коррупционные риски, связанные с влиянием человеческого фактора и как правило, с длительными сроками процесса регистрации собственности через госорганы.

Несомненно, опыт Швеции необходимо изучить более детально, с тем, чтобы в дальнейшем рассмотреть потенциал создания аналогичной системы совершения сделок с недвижимостью и в нашей стране.

В заключение хотелось бы отметить, что современный нотариат, являясь неотъемлемой частью правовой системы Республики Казахстан, развивается вместе и наравне с другими его институтами. Поскольку наши повседневные дела практически перешли в цифровую сферу, нотариат не должен отставать от развития общества. Предполагается, что в будущем казахстанский нотариат полностью перейдет на регистрацию нотариальных действий в электронном формате.

Авторы:

Шагирова Лаура Мухамедкалиевна

Кыдырбаева Гульмира Темирхановна